La relation d’encadrement: rôles et modalités de fonctionnement

Pendant votre parcours aux études supérieures, la réalisation d’un essai, d’un mémoire ou d’une thèse peut soulever plusieurs questionnements et vous aurez à consulter diverses personnes ressources pour vous éclairer dans votre démarche. L’encadrement constitue un processus complexe et la qualité du lien établi avec la personne qui vous dirige constitue un facteur déterminant pour mener à terme votre projet. Le présent texte vise à vous informer sur les facteurs à considérer pour faciliter la relation d’encadrement. La Faculté des études supérieures et postdoctorales de l’Université Laval a élaboré plusieurs guides, dont notamment, le Guide de cheminement aux cycles supérieurs à la maîtrise et au doctorat.

Rôles et compétences de l’étudiant

Comme étudiant, vous avez la responsabilité d’une gestion de temps efficace, du respect des échéanciers, et de suivre les normes et les exigences de présentation de textes. Également, il vous incombe de chercher différentes sources de financement ainsi que de faire appel à d’autres personnes-ressources au besoin.

Afin d’éviter des déceptions, des conflits ou des attentes irréalistes, il importe de clarifier les compétences que vous aurez à développer. L’autonomie, l’initiative et le sens des responsabilités sont des qualités attendues chez les étudiants inscrits aux cycles supérieurs.

Rôles et responsabilités du directeur de recherche

En acceptant d’encadrer vos travaux, votre directeur de recherche s’engage à vous accompagner tout au long de votre démarche. Cela impliquera de jouer simultanément ou alternativement plusieurs rôles auprès de vous, soit: un rôle professionnel, un rôle administratif et un rôle de soutien.

Le rôle professionnel

Votre directeur de recherche a pour mandat de vous guider dans les étapes de votre projet (choix de la question de recherche, planification et établissement de l’échéancier de travail, conseils théoriques et méthodologiques). De plus, il ou elle peut vous proposer des stratégies pour résoudre divers problèmes liés à la réalisation de votre projet. Rappelons que s’il ou elle doit vous conseiller sur le contenu de votre recherche et vous orienter vers les ressources appropriées, vous êtes responsable de la réalisation des diverses parties du projet. Votre directeur de recherche a aussi un mandat d’évaluation. Vous êtes donc en droit de vous attendre à des commentaires détaillés et constructifs sur votre travail dans un délai raisonnable, préalablement établi. Pour des renseignements plus spécifiques au choix d’un directeur de recherche, consultez le texte Entreprendre des études aux cycles supérieurs.

Le rôle administratif

Le rôle administratif comprend les tâches associées à l’organisation et à la gestion, notamment l’inscription et le soutien financier. Votre directeur doit demeurer disponible pour vous rencontrer régulièrement. La durée et la fréquence des rencontres peuvent varier, mais suffisamment de temps devrait être prévu pour traiter l’ensemble des points que vous souhaitez aborder. Si votre directeur planifie une absence prolongée du bureau, diverses stratégies devraient être mises en place pour faciliter les contacts (ex.: courriel, téléphone ou visioconférence). De même, une tierce personne (ex.: un étudiant de troisième cycle ou un professionnel de recherche) pourrait être désignée pour répondre adéquatement à vos questions en son absence.

Le rôle de soutien

Plusieurs spécialistes affirment qu’une bonne relation d’encadrement est aussi importante que les qualifications ou l’expertise d’un directeur dans son domaine de recherche. Son soutien s’avère essentiel pour la réalisation des études supérieures. Il serait légitime d’espérer que votre directeur de recherche demeure ouvert et sensible à votre bien-être général, entretienne une relation courtoise avec vous et vous encourage tout au long de votre cheminement. Cela pourrait vous aider à développer autonomie et confiance face à votre démarche.

Le style d’encadrement

Plusieurs facteurs personnels chez un directeur de recherche, comme ses attentes, sa personnalité ou sa manière de travailler, peuvent influencer sa façon de vous encadrer. Selon votre personnalité et vos besoins, un style d’encadrement en particulier pourrait vous convenir davantage.

 Directif

Dirige les étudiants pour chaque étape de la recherche, de l’élaboration de la question de recherche, jusqu’à la fin de la rédaction. Offre des rencontres fréquentes.

 Conseiller

Dirige les étudiants au moment de l’élaboration du projet, agit comme conseiller pendant les étapes intermédiaires et redevient plus directif au moment de la rédaction.

 Guide 

Dirige plus étroitement au cours des premières étapes de recherche, puis devient graduellement moins directif à mesure que les étudiants trouvent leur voie.

 Non directif

Laisse les étudiants autonomes tout au long de la réalisation de la recherche. En général, les contacts sont moins fréquents.

Ces quatre styles d’encadrement comportent tous des avantages et des inconvénients et on ne peut affirmer qu’un style est préférable à un autre. Idéalement, plutôt que de s’en tenir à une seule façon d’intervenir, il serait souhaitable que les directeurs adaptent leur façon d’encadrer aux besoins changeants des étudiants tout au long de leur parcours.

Les modalités de fonctionnement

Il est important de clarifier le plus tôt possible les modalités de fonctionnement, afin de bien définir les objectifs et d’éviter les malentendus. Voici quelques points qui méritent d’être discutés avec la personne qui dirige vos travaux:

  • les attentes et besoins de chacun
  • le style d’encadrement
  • la fréquence des rencontres (idéalement sur une base régulière)
  • l’élaboration d’un échéancier – pour plus de détails à ce sujet, consultez le texte Essai, mémoire et thèse, les défis de la gestion du temps
  • la propriété intellectuelle
  • les possibilités de financement (contrats d’assistanat de recherche, financement pour un congrès, demandes de bourses, etc.).
  • les ressources matérielles (accès à un bureau ou à un ordinateur, etc.).
  • le mode de fonctionnement (délai de correction, prise de rendez-vous, etc.)
  • les contraintes de part et d’autre (ex.: une absence prolongée pour sabbatique, un séjour à l’étranger ou un projet de retraite chez le directeur; des obligations familiales particulières, un emploi ou des difficultés financières chez l’étudiant, etc.).

Il est recommandé de consigner dans un document écrit, l’ensemble des ententes prises au départ, car si jamais un conflit survenait, vous pourriez vous y référer. C’est ce que permet le plan de collaboration, une fois complété et révisé annuellement par la suite.

L’utilité des rencontres

Les rencontres d’encadrement comportent plusieurs avantages:

  • informer votre directeur de l’évolution de votre travail
  • être guidé dans vos recherches
  • prévenir les problèmes liés à l’orientation que prendra votre travail (éviter les mauvaises surprises)
  • maintenir votre motivation
  • diminuer l’isolement

Prévoyez des rencontres sur une base régulière et ce, même si vous n’avez pas de document à rendre. Surmontez la crainte de déranger et n’hésitez pas à solliciter une rencontre. En terme de fréquence, il pourrait être utile de fixer une rencontre à toutes les deux semaines ou mensuelle. Évidemment, cela variera d’un projet ou d’un directeur à l’autre.

La préparation des rencontres

Avant la rencontre

  • Résumez ce qui avait été discuté et convenu lors de votre rencontre précédente et ce que vous avez accompli depuis.
  • Inscrivez toutes les questions (administratives, de recherche ou autres) qui surgissent entre les rencontres et que vous n’arrivez pas à résoudre.
  • Notez précisément l’information recherchée afin d’éviter que la discussion devienne trop informelle et dérive sur des éléments moins importants ou moins urgents.
  • Établissez un ordre du jour avec ces points.
  • Faites parvenir l’ordre du jour à votre directeur un jour ou deux à l’avance, afin qu’elle ou il prenne connaissance de ce dont vous voulez discuter et planifie le temps nécessaire à la rencontre.

Pendant la rencontre

  • Prenez le temps de bien resituer votre directeur sur votre projet.
  • Revenez en détail sur l’état d’avancement des travaux depuis la dernière rencontre, vos réflexions, questionnements et pistes de solution.
  • Abordez chaque point de votre ordre du jour.
  • Prenez des notes (ne prenez pas pour acquis que vous vous souviendrez de tout!).

Au terme de la rencontre

  • Assurez-vous d’une bonne compréhension des tâches à faire. Le manque de clarté pourrait affecter votre motivation. Vous pourriez être plus à risque de procrastiner et de nuire à l’avancement de vos travaux.
  • Rédigez un compte rendu de la rencontre, afin de résumer les tâches à effectuer et l’évolution que doit prendre votre travail (points abordés, décisions, idées, problèmes).
  • Prévoyez un échéancier pour la suite de votre travail.
  • Fixez idéalement la date de votre prochaine rencontre.
  • Entendez-vous sur les tâches à faire et remplissez vos engagements.

Références:

 

Rédigé par: Chantal Thibodeau, psychologue et Caroline Sylvain, psychologue.