La relation d’encadrement: rôles et modalités de fonctionnement

Pendant votre parcours aux études supérieures, la réalisation d’un essai, d’un mémoire ou d’une thèse peut soulever plusieurs questionnements et vous aurez à consulter diverses personnes ressources pour vous éclairer dans votre démarche. L’encadrement constitue un processus complexe et la qualité du lien établi avec la personne qui vous dirige constitue un facteur déterminant pour mener à terme votre projet. Le présent texte vise à vous informer sur les facteurs à considérer pour faciliter la relation d’encadrement.

RÔLES ET COMPÉTENCES DE L’ÉTUDIANT.E

Comme étudiant.e, vous avez la responsabilité d’une gestion de temps efficace, du respect des échéanciers, et de suivre les normes et les exigences de présentation de textes. Également, il vous incombe de chercher différentes sources de financement ainsi que de faire appel à d’autres personnes-ressources au besoin.

Afin d’éviter des déceptions, des conflits ou des attentes irréalistes, il importe de clarifier les compétences que vous aurez à développer. L’autonomie, l’initiative et le sens des responsabilités sont des qualités attendues chez les étudiant.es inscrit.es aux cycles supérieurs.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU DIRECTEUR.TRICE DE RECHERCHE

En acceptant d’encadrer vos travaux, votre directeur.trice de recherche s’engage à vous accompagner tout au long de votre démarche. Cela impliquera de jouer simultanément ou alternativement plusieurs rôles auprès de vous, soit: un rôle professionnel, un rôle administratif et un rôle de soutien.

 Le rôle professionnel

Votre directeur.trice de recherche a pour mandat de vous guider dans les étapes de votre projet (choix de la question de recherche, planification et établissement de l’échéancier de travail, conseils théoriques et méthodologiques). De plus, il ou elle peut vous proposer des stratégies pour résoudre divers problèmes liés à la réalisation de votre projet. Rappelons que s’il ou elle doit vous conseiller sur le contenu de votre recherche et vous orienter vers les ressources appropriées, vous êtes responsable de la réalisation des diverses parties du projet. Votre directeur.trice de recherche a aussi un mandat d’évaluation. Vous êtes donc en droit de vous attendre à des commentaires détaillés et constructifs sur votre travail dans un délai raisonnable, préalablement établi. Pour des renseignements plus spécifiques au choix d’un.e directeur.trice de recherche, consultez le texte Entreprendre des études aux cycles supérieurs: le choix de votre sujet et de votre directeur de recherche.

Le rôle administratif

Le rôle administratif comprend les tâches associées à l’organisation et à la gestion, notamment l’inscription et le soutien financier. Votre directeur.trice doit demeurer disponible pour vous rencontrer régulièrement. La durée et la fréquence des rencontres peuvent varier, mais suffisamment de temps devrait être prévu pour traiter l’ensemble des points que vous souhaitez aborder. Si votre directeur.trice planifie une absence prolongée du bureau, diverses stratégies devraient être mises en place pour faciliter les contacts (p.ex. courriel, téléphone ou visioconférence). De même, une tierce personne (p.ex. un.e étudiant.e de troisième cycle ou un.e professionnel.le de recherche) pourrait être désignée pour répondre adéquatement à vos questions en son absence.

 Le rôle de soutien

Plusieurs spécialistes affirment qu’une bonne relation d’encadrement est aussi importante que les qualifications ou l’expertise d’un.e directeur.trice dans son domaine de recherche. Son soutien s’avère essentiel pour la réalisation des études supérieures. Il serait légitime d’espérer que votre directeur.trice de recherche demeure ouvert.e et sensible à votre bien-être général, entretienne une relation courtoise avec vous et vous encourage tout au long de votre cheminement. Cela pourrait vous aider à développer autonomie et confiance face à votre démarche.

 LE STYLE D’ENCADREMENT

Plusieurs facteurs personnels chez un.e directeur.trice de recherche, comme ses attentes, sa personnalité ou sa manière de travailler, peuvent influencer sa façon de vous encadrer. Selon votre personnalité et vos besoins, un style d’encadrement en particulier pourrait vous convenir davantage.

 

Directif

 

Dirige les étudiant.es pour chaque étape de la recherche, de l’élaboration de la question de recherche, jusqu’à la fin de la rédaction. Offre des rencontres fréquentes.

 

 

Conseiller

 

Dirige les étudiant.es au moment de l’élaboration du projet, agit comme conseiller pendant les étapes intermédiaires et redevient plus directif au moment de la rédaction.

 

 

Guide

 

Dirige plus étroitement au cours des premières étapes de recherche, puis devient graduellement moins directif à mesure que les étudiant.es trouvent leur voie.

 

 

Non directif

 

Laisse les étudiant.es autonomes tout au long de la réalisation de la recherche. En général, les contacts sont moins fréquents.

Ces quatre styles d’encadrement comportent tous des avantages et des inconvénients et on ne peut affirmer qu’un style est préférable à un autre. Idéalement, plutôt que de s’en tenir à une seule façon d’intervenir, il serait souhaitable que les directeurs.trices adaptent leur façon d’encadrer aux besoins changeants des étudiant.es tout au long de leur parcours.

 LES MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT

Il est important de clarifier le plus tôt possible les modalités de fonctionnement, afin de bien définir les objectifs et d’éviter les malentendus. Voici quelques points qui méritent d’être discutés avec la personne qui dirige vos travaux:

  • les attentes et besoins de chacun
  • le style d’encadrement
  • la fréquence des rencontres (idéalement sur une base régulière)
  • l’élaboration d’un échéancier – pour plus de détails à ce sujet, consultez le texte Essai, mémoire et thèse, les défis de la gestion du temps
  • la propriété intellectuelle
  • les possibilités de financement (contrats d’assistanat de recherche, financement pour un congrès, demandes de bourses, etc.).
  • les ressources matérielles (accès à un bureau ou à un ordinateur, etc.).
  • le mode de fonctionnement (délai de correction, prise de rendez-vous, etc.)
  • les contraintes de part et d’autre (p.ex. une absence prolongée pour sabbatique, un séjour à l’étranger ou un projet de retraite chez le.la directeur.trice; des obligations familiales particulières, un emploi ou des difficultés financières chez l’étudiant.e, etc.).

Il est recommandé de consigner dans un document écrit, l’ensemble des ententes prises au départ, car si jamais un conflit survenait, vous pourriez vous y référer.

L’UTILITÉ DES RENCONTRES

Les rencontres d’encadrement comportent plusieurs avantages:

  • informer votre directeur.trice de l’évolution de votre travail
  • être guidé.e dans vos recherches
  • prévenir les problèmes liés à l’orientation que prendra votre travail (éviter les mauvaises surprises)
  • maintenir votre motivation
  • diminuer l’isolement

Prévoyez des rencontres sur une base régulière et ce, même si vous n’avez pas de document à rendre. Surmontez la crainte de déranger et n’hésitez pas à solliciter une rencontre. En terme de fréquence, il pourrait être utile de fixer une rencontre à toutes les deux semaines ou mensuelle. Évidemment, cela variera d’un projet ou d’un.e directeur.trice à l’autre.

LA PRÉPARATION DES RENCONTRES

Avant la rencontre

  • Résumez ce qui avait été discuté et convenu lors de votre rencontre précédente et ce que vous avez accompli depuis.
  • Inscrivez toutes les questions (administratives, de recherche ou autres) qui surgissent entre les rencontres et que vous n’arrivez pas à résoudre.
  • Notez précisément l’information recherchée afin d’éviter que la discussion devienne trop informelle et dérive sur des éléments moins importants ou moins urgents.
  • Établissez un ordre du jour avec ces points.
  • Faites parvenir l’ordre du jour à votre directeur.trice un jour ou deux à l’avance, afin qu’elle ou il prenne connaissance de ce dont vous voulez discuter et planifie le temps nécessaire à la rencontre.

Pendant la rencontre

  • Prenez le temps de bien resituer votre directeur.trice sur votre projet.
  • Revenez en détail sur l’état d’avancement des travaux depuis la dernière rencontre, vos réflexions, questionnements et pistes de solution.
  • Abordez chaque point de votre ordre du jour.
  • Prenez des notes (ne prenez pas pour acquis que vous vous souviendrez de tout!).

 

 

 

Au terme de la rencontre

  • Assurez-vous d’une bonne compréhension des tâches à faire. Le manque de clarté pourrait affecter votre motivation. Vous pourriez être plus à risque de procrastiner et de nuire à l’avancement de vos travaux.

 

  • Rédigez un compte rendu de la rencontre, afin de résumer les tâches à effectuer et l’évolution que doit prendre votre travail (points abordés, décisions, idées, problèmes).
  • Prévoyez un échéancier pour la suite de votre travail.
  • Fixez idéalement la date de votre prochaine rencontre.
  • Entendez-vous sur les tâches à faire et remplissez vos engagements.

 RÉFÉRENCES

Association canadienne pour les études supérieures (ACES) (2008). Les principes directeurs de l’encadrement des étudiants des cycles supérieurs.

Desjardins, M. (1994, 1995). How to Succeed in Graduate School: A Guide for Students and Advisors. Crossroads, the Online ACM Student Magazine.

Faculté des études supérieures, Politique d’encadrement des étudiants à la maîtrise avec mémoire et au doctorat, adoptée par le Conseil universitaire à sa séance du 1e avril 2008.
https://www2.ulaval.ca/fileadmin/Secretaire_general/Politiques/Politique_d_encadrement_des_etudiants_maitrise_memoire_et_doctorat__CU-2015-75.pdf

 Leduc, A. (1990). La direction des mémoires et des thèses. Brossard: Behaviora.

Morin, S. (2006). Études supérieures recherche. Guide étudiant, Vice-rectorat aux études supérieures, Université de Sherbrooke. https://www.usherbrooke.ca/admission/fileadmin/sites/admission/documents/Cycles_superieurs/Guide_ESRecherche_2006-revu2010.pdf

Rédigé par:    Chantal Thibodeau, psychologue

                              Caroline Sylvain, psychologue