Conseils pour faciliter l’organisation de vos mesures d’accommodement aux examens

Vous trouverez ci-joint des informations et des conseils pour faciliter l’organisation de vos accommodements pour les cours et pour les examens.

Sommaire

1. Procédure pour activer vos accommodements pour les cours et pour les examens

* Activation possible à compter du jour 1 de chaque session

Assurez-vous de respecter les dates limites d’activation:

Au cours des deux premières semaines de cours, si vous avez obtenu des mesures dès le début de la session.
Dans la semaine qui suit l’autorisation des mesures, si vous obtenez vos mesures en cours de session.
Minimalement une semaine avant un examen sous surveillance sur le campus UL, sans quoi vous pourriez vous voir refuser les mesures d’accommodement pour l’examen.
Au moins 10 jours ouvrables avant la date prévue d’un examen sous surveillance hors campus.

Étape 1: accéder à la section «Accommodement» sur le site monPortail.

Vous pouvez y consulter la liste des mesures qui sont recommandées en cliquant sur l’icône de la section «Pour les cours» ou «Pour les examens»: Consulter les mesures d’accommodement recommandées.

Étape 2: dans la section «Activation de vos mesures d’accommodement», vérifiez que ce sont bien les cours de la session actuelle qui sont inscrits: Activer-désactiver les mesures d’accommodement.

Pour activer les blocs de mesures pour les cours inscrits, cochez la case appropriée dans la colonne «Activation pour le cours» ou dans la colonne «Activation pour les examens».

Les accommodements seront mis en place pour la durée complète de la session pour laquelle vous avez fait l’activation.
L’activation des accommodements ne se fait pas automatiquement. Pour chaque session où vous souhaitez bénéficier de vos accommodements, vous devez en faire l’activation pour les cours inscrits.
C’est votre responsabilité d’activer vos mesures d’accommodements chaque début de session.
Vous devez activer vos mesures d’accommodement pour que le personnel facultaire et le personnel enseignant puissent accéder à l’information concernant vos accommodements pour le cours et pour les examens.

* Rien ne s’active automatiquement. C’est votre responsabilité d’activer vos mesures d’accommodement à chaque début de session, dans les deux premières semaines de cours.

Étape 3 (facultative): si vous devez réaliser un test de compétences langagières pour répondre aux exigences de votre programme, cliquez la case appropriée dans «Autres activations». Activez une seule fois les mesures pour ces tests. À la session où vous choisirez de réaliser votre test de langue, vous devrez suivre les instructions de l’École de langues (voir l’onglet «Accommodements»).

Particularités pour la mise en place des accommodements aux examens en présentiel sur le campus UL

Pour toute question concernant la mise en place des mesures d’accommodement aux examens en présentiel sur le campus UL, la personne étudiante ne doit pas communiquer avec ses professeurs, mais plutôt avec la faculté à l’adresse désignée pour les accommodements:

Faculté de droit, des lettres et sciences humaines (incluant l’École de langue), de philosophie, des sciences sociales et de théologie et sciences religieuses: Centre multifacultaire des examens – Accommodements (FD-FLSH-FP-FSS-FTSR) info.CME@ulaval.ca
Faculté des sciences de l’administration: examens.accommodements@fsa.ulaval.ca
Faculté des sciences infirmières: examens.accommodements@fsi.ulaval.ca

2. Procédure pour les cours à distance et comodaux qui comportent des examens sous surveillance

Les cours à distance et comodaux peuvent exiger de vous déplacer pour vos examens. Ces examens faits sous surveillance, avec un contrôle d’identité, peuvent avoir lieu sur le campus ULaval, dans un centre d’examens hors campus ou avec une personne répondante.

La sélection d’un lieu d’examen dans votre dossier d’examen est toujours obligatoire pour les examens sous surveillance, peu importe l’endroit où vous souhaitez faire vos évaluations: Examens sous surveillance. Un message important s’affichera dans votre tableau de bord monPortail en début de session pour vous indiquer qu’il est temps de vous inscrire à votre lieu d’examen.

Si le lieu sélectionné est hors campus, votre dossier d’examen est l’endroit pour consulter les coordonnées de l’endroit exact de vos examens hors campus (nom du lieu, adresse et local), au plus tard une semaine avant la date de votre examen. En cas de problème, vous pouvez communiquer avec la Formation à distance.

Si le lieu sélectionné est le campus ULaval, au moins une semaine avant la tenue de l’examen, vous devez vous assurer d’avoir reçu votre convocation par courriel indiquant le lieu et l’heure de l’examen. Si vous ne l’avez pas reçue, contactez immédiatement votre personne enseignante pour obtenir ces informations.

IMPORTANT: Si vous suivez des cours relevant d’une de ces 5 facultés: Faculté de droit, de sciences sociales, de philosophie, des lettres et des sciences humaines (incluant l’École de langue), ainsi que la faculté de théologie et sciences religieuses, dès que vous aurez activé vos accommodements sur monPortail vous recevrez un courriel à votre adresse @ulaval vous indiquant de réserver votre place pour les examens en présentiel sur le campus UL en vous connectant au système de réservation en ligne DESA. Pour plus d’information sur le Accueil | Centre multifacultaire d’examens (CME) (ulaval.ca). Pour toute question à ce sujet, contactez info.CME@ulaval.ca. Cela ne concerne pas les examens en présentiel hors campus qui sont toujours gérés par le Bureau de la formation à distance. Les cours relevant des autres facultés conservent leur fonctionnement habituel.

3. Procédure pour les cours en présentiel qui comportent des examens sous surveillance

Au moins une semaine avant la tenue de l’examen, vous devez vous assurer d’avoir reçu votre convocation par courriel indiquant le lieu et l’heure de l’examen. Si vous ne l’avez pas reçue, contactez immédiatement votre personne enseignante pour obtenir ces informations.

4. Procédure pour les examens en ligne sur monPortail

Pour les examens de type questionnaire à durée déterminée sur le site de cours monPortail, le temps supplémentaire est appliqué automatiquement dans les 24 heures suivant l’activation des accommodements.

Au moins quelques jours avant la tenue de l’examen, vérifiez sur le site du cours si votre temps supplémentaire a bien été ajouté (en comparant avec la durée indiquée dans le plan de cours) en passant par l’onglet «Évaluations et résultats» ou par la section «outils Questionnaires». Sinon, communiquez rapidement avec votre personne enseignante.

Pour les examens où vous devez utiliser une boîte de dépôt pour la remise de votre copie d’examen, le temps supplémentaire ne sera pas appliqué automatiquement. La boîte de dépôt demeure ouverte en tout temps. Validez auprès de votre personne enseignante l’heure de remise autorisée de votre copie d’examen avec votre temps supplémentaire pour éviter une pénalité de retard.

5. En cas de conflit d’horaire entre deux examens causé par le temps supplémentaire

Faites un choix de cours qui vous permet d’établir un horaire limité à un seul examen par jour. Si c’est impossible, le chevauchement d’un examen sur un autre peut se produire étant donné le temps supplémentaire accordé. Vous devez en aviser rapidement vos enseignants pour qu’un des examens soit déplacé, d’autant plus si les cours relèvent de différents départements ou différents programmes.

* Dans tous les cas, notez que vous pourriez manquer le début ou la fin d’un cours pour permettre d’accorder le temps supplémentaire à un examen.

6. En cas d’absence à un examen pour un motif sérieux

Vous devez prévenir dès que possible la personne responsable de la gestion de l’examen (qui vous a envoyé le courriel de convocation), ainsi que la personne enseignante. Seul un motif sérieux permet la reprise d’une évaluation et il est important de respecter les procédures officielles de votre programme.

7. Conseils pour la passation des examens

Des imprévus peuvent survenir durant vos examens en présentiel (ex.: travaux, manifestations, pause de la classe voisine, …). Nous vous suggérons fortement d’apporter:

Des bouchons d’oreilles ou un casque antibruit
Une montre, car il n’y a pas toujours d’horloge au mur
Des écouteurs si vous avez l’autorisation d’utiliser un logiciel de synthèse vocale (WordQ ou Natural Reader)

À noter: les cellulaires, les montres intelligentes et les casques audio «Bluetooth» sont interdits.

Si vous faites votre examen en ligne à la maison, vous êtes responsable de veiller à le faire dans un environnement adéquat. Nous vous suggérons de:

Choisir un endroit calme ou une pièce où vous pouvez fermer la porte
Vérifier que votre ordinateur fonctionne bien et qu’il est branché à une prise de courant
De prévoir des bouchons d’oreille ou un casque antibruit pour filtrer les bruits ambiants de la maison et favoriser votre concentration
D’aviser les personnes qui vivent avec vous que vous serez en examen chronométré et que vous ne pourrez pas être dérangé
Pour ceux qui ont des enfants à la maison, demander à un proche de s’en occuper durant votre période d’examen

8. Réévaluation de vos mesures d’accommodement pour les cours ou pour les examens

Si vous croyez que votre condition personnelle ou les exigences de votre programme d’études requièrent des modifications à vos mesures d’accommodement, vous devez contacter votre personne conseillère spécialisée en situation de handicap pour en discuter.

9. En cas de problème

En cas de problème dans l’application de la procédure des mesures d’accommodement pour les cours ou pour les examens, contactez votre personne conseillère spécialisée en situation de handicap du Centre d’aide aux étudiants.